Posteingang
Die Arbeit im Posteingang ist nach Betriebsgröße unterschiedlich geregelt.
Große Betriebe: eigene Abteilung die „Poststelle“
Kleine Betriebe: wird Postbearbeitung dezentral durchgeführt
nPostzustellung: Postsendungen werden ins Haus gebracht
nPostabholung: mietet sich der Empfänger ein Postfach
Sortieren
Nach dem Abholen der Post bei der Postamtfiliale werden die Sendungen nach Privat-, Geschäftspost und Irrläufern sortiert
nNur die Geschäftspost darf geöffnet werden.
nPrivatbriefe erkennt man daran, dass zuerst ein Personen Name in der Anschrift steht
nIrrläufer werden an die Post zurück gegeben.
Öffnen
Das Öffnen der Briefhüllen kann von Hand oder maschinell erfolgen
Die Brieföffnermaschine ist viel schneller und sichere für den Inhalt des Briefes
Kontrollieren
Nach dem Öffnen wird der Inhalt entnommen
Es wird geprüft ob die Briefhülle leer ist.
Briefumschlag-Durchleuchtungsmaschinen erleichtern die Leerkontrolle.
Prüfung auf Vollständigkeit der ausgeführten Anlagen
Fehlende Anlagen sind auf dem Schreiben zu vermerken.
Stempeln
Zur Feststellung des Eingangsdatums wird die Post mit einem Eingangsstempel versehen.
Ausnahmen: Dokumente wie z. B. Zeugnisse, Verträge usw.
Verteilen
Nach dem Stempeln werden die Schriftstücke und Privatbriefe nach Abteilungen bzw. Mitarbeitern in Mappen oder Briefkörben sortiert und anschließend verteilt.
Postausgang
Adressieren
Das Adressieren der Tagespost erfolgt in der Regel beim Schreiben eines Briefes.
Das Verwenden von Fensterbriefhüllen spart das zweimalige Schreiben der Anschrift
Beim Adressieren der Massenpost unterscheidet man zwei grundsätzliche Verfahren:
Das einsetzten von Fensterbriefhüllen wie bei der Tagespost.
Bei größeren Briefhüllenformaten mit Etiketten (Adressaufklebern)
Tages & Massenpost
Wir unterscheiden zwischen Tages- und Massenpost.
Die Tagespost besteht aus unterschiedlichen Sendungen
Zur Massenpost gehören Sendungen mit gleichem Inhalt, z. B. Werbesendungen, Rechnungen
Zusammentragen
Bei der Tagespost werden die verschiedenen Anlagen den Schreiben beigefügt
Bei Massenpostsendungen trage Zusammentragmaschinen die einzelnen Anlagen in der richtigen Reihenfolge zusammen.
Kontrollieren
Bei der Tagespost werden die Anschriften, Unterschriften, Blattzahl und Anlagen geprüft.
Bei der Massenpost entfällt dies, da alle Sendungen gleichen Inhalt haben.
Falzen
In der Sprache unterscheidet man zwischen „falzen“ und „falten“, wobei unter „falzen“ eine höhere Qualität verstanden wird.
Je nach Größe des Schriftstücks und der unterschiedlichen Umhüllung gibt es verschiedene Falzarten.
Brieffalzmaschinen falzen Schriftstücke automatisch mit hoher Geschwindigkeit.
Kuvertieren
Das Einlegen der Schriftstücke in die Umhüllung heißt Kuvertieren.
Bei Fensterbriefhüllen ist darauf zu achten, dass die Anschrift auch tatsächlich im Fenster zu lesen ist.
Kuvertiermaschinen führen diese Arbeit Automatisch
Sortieren und Wiegen
Die Tagespost wird nach besonderer Versendungsform und Sendungsart sortiert
Es folgt das Wiegen mit einer Briefwaage.
Dies entfällt bei der Massenpost, weil alle Sendungen gleichen Inhalt haben.
Es muss nur eine Sendung gewogen werden.
Schließen
Selbstklebenden Briefhüllen beschleunigen diesen Arbeitsvorgang.
Briefschließmaschinen schließen automatisch die Briefhüllen mit hoher Arbeitsgeschwindigkeit.
Frankieren
Die Versendungsform , die Sendungsart und das Gewicht bestimmen die Postgebühr einer Sendung.
Das Freimachen kann durch Postwertzeichen (Briefmarken) oder durch den Stempelaufdruck einer Frankiermaschine (Freistempler) erfolgen.
Frankiermaschinen müssen bei der Post angemeldet werden.
Das Porto ist im Voraus zu zahlen.
Man unterscheidet drei Vorauszahlungssysteme: Vorgabe-, Fernwertvorgabe und Wertkartensystem.
Vorauszahlungssysteme
Vorgabesystem: Dabei werden die Entgelte der Post von Postbeamten im Vorgabewerk (Zählwerk) eingestellt.
Fernwertvorgabesystem: Dabei können Frankiermaschinen „nachgeladen“ werden, ohne das man zur Postfiliale gehen muss. Über eine zusätzliche Eingabetastatur, die an jedes Telefon angeschlossen werden kann, erfolgt die Übermittlung der gewünschten Wertvorgabe an eine Datenzentrale.
Wertkatensystem: Dabei wird eine bei der Postfiliale erhältliche Wertkarte in Höhe von 100 bis 5.000€ gekauft und in die Frankiermaschine eingelegt.
Die verbrauchten Wertkarten müssen bei der Postfiliale zurückgegeben werden.
Stempelaufdruck
Eine Frankiermaschine setzt sich zusammen aus dem Entgeltstempel (1), Tagesstempel (2) und einem Werbestempel (3)
Die Sendungsart kann auf Wunsch durch eine Zusatzstempel abgedruckt werden.
Zustell-Check
Für Einschreibsendungen und Nachnahmen kann eine Kontrolle der Zustellung erfolgen
Dafür werden die die Sendungen bei der Einlieferung mit einem Barcode-Label versehn.
Die Auslieferung wird erfasst und kann 3 Tage nach der Einlieferung telefonisch über das Call-Center der Deutschen Post AG überprüft werden.
