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Gründe
Die Registratur dient der geordneten Aufbewahrung und Verwaltung von Schriftgut. Es wird somit auch die Aufbewahrungsstelle von Akten als Registratur bezeichnet.
•Schriftgut muss aus Betrieblichen und Gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden.
•Briefe, Kataloge, Kundenverzeichnisse usw. dienen als Auskunftsmittel für die tägliche Arbeit im Büro. Bei Rechtsstreitigkeiten ist es wertvoll, wenn durch entsprechende Unterlagen der eigenen Standpunkte beweisbar ist. Selbstverständlich wird ein Betrieb auch die Unterlagen über die Firmengründung und Entwicklung aufbewahren.
•Der Gesetzgeber und Sozialpädagogen müssen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben vor, dass verschiedene Schriftgutarten aufgehoben werden müssen.
Wertstufen
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Wertigkeit
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Definition
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Beispiele
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Tageswert
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Der Tageswert hat eine einmalige Info und danach ist es wertlos.
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Wurfsendung und Tageszeitung
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Prüfwert
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Wird eine gewisse Zeit aufbewahrt in dieser Zeit wird entschieden ob es vernichtet werden kann.
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Mahnungen und Preislisten von bestehenden Kunden Einladungen
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Gesetzeswert
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alle Unterlagen die einen Handelsvorgang beweisen
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Handelsbriefe, Steuerunterlagen, Rechnungen und Bilanzen
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Dauerwert
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wird langfristig Dauerhaft aufbewahrt
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Patentschriften, Grundstücks- und Frimengründungs-unterlagen
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Aufbewahrungsfristen
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Aufbewahrungsfrist
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Schriftstück
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6 Jahre
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Empfangene, Handelsbriefe, Wiedergaben, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung
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10 Jahre
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Bilanzen, Inventare, Handelsbücher, Buchungsbeleg, Rechnungen
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Langfristig
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Vertrag über Firmengründung
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Aufbewahrung bis zur Entscheidung
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Angebot
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solange es benötigt wird
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Werbebrief
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Ablagearten
• Loseblatt-Ablage
•Das Schriftgut wird lose in die Behälter eingelegt. Bei umfangreichen Akten ergeben sich dadurch längere Suchzeiten. Schriftstücke können auch leichter verloren gehen. Hauptvorteil der Loseblatt-Ablage ist der Zeitgewinn beim Ablegen. Dadurch entstehen weniger Personalkosten.
•Besonders geeignet ist diese Ablageart wenn,
•der Hauptwert auf schnelles Ablegen gelegt wird.
•Akten nicht zu umfangreich sind.
•Termine, Prospekte und Formulare am Arbeitsplatz abgelegt werden.
•Geheftete Ablage
•Diese Ablageart erfordert mehr Zeit, weil das Schriftgut gelocht und eingeheftet werden muss.
•Vorteilhaft ist jedoch
• die sichere Aufbewahrung
•Das schnelle Wederfinden bei richtiger Reihenfolge
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Wichtige Akten wie z. B. Personalakten sollte man abheften.
Aktenführung
Einzelakte
•Die Einzelakte enthält einen einzelnen Vorgang mit allen dazugehörigen Schriftstücken. Sie muss deshalb handlich und schnell aus der Registratur entnommen, transportiert und wieder eingeführt werden können. Für die Führung von Einzelakten eignen sich vor allem Hefter und Mappen.
•Sammelakte
•Im Gegensatz zur Einzelakte werden zur Bearbeitung fast nur einzelne Blätter benötigt.
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